Der Rentenbescheid kommt – Das Wissen geht

Der Garten ruft!

Letztens bekam eine gute Bekannte meiner Eltern zu ihrer großen Überraschung einen Brief von ihrer Rentenversicherung zugesandt. In diesem Brief wurde ihr freundlich mitgeteilt, dass sie nach nun 45 Jahren Arbeit und Einzahlung in die Rentenkasse nächstes Jahr bereit sei, mit 63 Jahren in Rente zu gehen.

Die Bekannte meiner Eltern war geschockt. Ganz abgesehen davon, dass sie sich ihres nicht gefühlten, sondern reellen Alters bewusst wurde, hatte sie noch keine Pläne für die Zeit „danach“ gemacht.

Sie war fit, vital und arbeitete seit mehr als 30 Jahren gerne in dem kleinen Autohaus auf dem Land als Kundenbetreuerin. Nach ihrem anfänglichen Schock fand sie an dem Gedanken an die frühe Rente jedoch zunehmend Gefallen. Das Haus war bereits abbezahlt und sie hatte auch sonst keinerlei finanzielle Sorgen. Sie könnte dann mehr Zeit mit ihren Enkeln verbringen, könnte wieder mehr reisen und sich um ihren Garten kümmern.

 

30 Jahre Wissen gehen in den Ruhestand

Ihr wurde jedoch auch bewusst, dass ihr Chef diese „Frühverrentungsmöglichkeit“ ebenso wenig wie sie auf dem Radar hatte. Zumindest war noch kein Nachfolger für sie eingeplant. Nach über 30 Jahren als Kundenbetreuerin hatte sie enormes Wissen über die vielen Firmenkunden angehäuft und dieses an niemanden weitergeben können. Abgesehen von den aktuellen Stammkundendaten im Customer-Relationship-Management-System und einigen Anmerkungen in dem Feld Bemerkungen war kein weiteres Wissen, dass sie über die Jahre über die Kunden erlangte, dokumentiert worden. Schließlich war es nicht notwendig gewesen.

Sie weiß, welche Kunden schwierig sind, wie die Zahlungsmoral ist, wer welche Zahlungsmodalitäten bevorzugt und was die persönlichen Präferenzen der einzelnen Kunden bei der Rechnungsstellung sind. Viele Abläufe in der Organisation zu Projekten, die sie über die vielen Jahre betreut hatte, verbargen sich in einem großen, nicht schriftlich fixierte Wissens- und Erfahrungsschatz. Was nun?

Dieses von mir persönlich erfahrene Beispiel wird sich durch die gesetzliche Umsetzung der Rente mit 63 so oder in ähnlicher Form zigfach in Deutschland abgespielt haben. Das Beispiel zeigt eine Entwicklung auf, die die Unternehmen, ob groß oder klein, mit voller Breitseite erwischt, wenn sie sich auf diese betriebswirtschaftliche Herausforderung und den demografischen Wandel nicht einstellen.

 

Die demografische Entwicklung als betriebliche Herausforderung

Was im Kleinen passiert, passiert auch im Großen. Insbesondere das Ausscheiden älterer Mitarbeiter führt zu einer Abwanderung von Wissen. Der Geschäftsführer des Autohauses wird einer besonderen Herausforderung in der Neubesetzung gegenüberstehen. Denn es gibt eine allgemeine Entwicklung vom Arbeitgebermarkt hin zu einem Arbeitnehmermarkt. Es gibt den Mangel an Spezialisten und Führungskräften und eine erhöhte Fluktuation der Mitarbeiter in den Unternehmen. 30 Jahre Betriebszugehörigkeit sind eine Seltenheit in heutigen beruflichen Lebenswegen.

Diese Punkte sollte Unternehmen dazu bringen, eine aktive Wissensdokumentation zu betreiben. Tut dies das Unternehmen nicht, so kann es mit drei Konsequenzen rechnen.

  • Erstens: Das wertvolle Wissen, das an den Mitarbeiter gebunden ist, geht mit seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen verloren.
  • Zweitens ist es aufgrund der Wettbewerbssituation notwendig, neuen Mitarbeitern in schneller und effizienter Weise das umfangreiche Wissen zur Verfügung zu stellen.
  • Drittens: Das Wissen muss schnell umgesetzt werden können in Handlungen und Entscheidungen, da die Verweildauer eines Mitarbeiters im Unternehmen sinkend ist.

Daher muss die Unternehmensführung eine Analyse betreiben, in der sie betrachtet, welches Wissen die Mitarbeiter haben, was den Unternehmenserfolg gefährden würde, wenn sie ab morgen nicht mehr zur Arbeit kämen.

 

Analyse des erfolgskritischen Wissens zur Vermeidung von Mehrkosten

Die Frage, die sich beim nächsten Schritt stellt ist: Handelt es sich um erfolgskritisches Wissen? Was sind die Mehrkosten, die ich habe, um das Wissen zu sichern? Oder wie hoch ist der ökonomische Schaden, wenn ich es nicht sichere?

Denn ohne Frage muss ein Geschäftsführer eine ökonomische Güterabwegung vornehmen. Selbstverständlich gibt es Wissen, dass, wenn es verloren geht, zu bedauern ist, jedoch erfolgsunkritisch ist.

Denn der zusätzliche monetäre und zeitliche Einsatz von Ressourcen zur Sicherung des Wissens muss wirtschaftlich gerechtfertigt sein. So bedarf es im Rahmen des Wissenstransfers für die Einarbeitung eines Nachfolgers nicht zwangsläufig einer Excel-Liste in der festgehalten ist, ob der Kunde XY seinen Kaffee schwarz und oder mit Milch mag. Dies kann der Nachfolger mit einer einfachen Nachfrage schnell selbst erfahren.

Transfer des erfolgskritischen Wissens

In einer Wissensmanagementstudie über den Arbeitsmarktwandel und Wissenstransfer wurde die Wichtigkeit von Informationsquellen für den Wissenstransfer betrachtet. Das Ergebnis der Befragung von 450 mittelständischen und großen Unternehmen ergab, dass nur knapp ein Viertel (23,6 Prozent) der befragten Unternehmen das Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter gesichert habe. Mehr als Dreiviertel (76,4 Prozent) waren der Überzeugung, dass das mitarbeitergebundene Wissen im Unternehmen nicht ausreichend gesichert sei. Nun muss das für das Unternehmen erfolgskritische Wissen erkannt und gefiltert und daraus abgeleitet werden, welches Wissen expliziert also niedergeschrieben werden muss.

Der einfachste und bekannteste Weg des Wissenstransfers ist die persönliche mündliche Weitergabe. Fast alle Befragten (99 Prozent) der Studie sagten, dass eine Sicherung des Wissens über die Kolleginnen und Kollegen im eigenen Bereich erfolgen kann. Und über 95 Prozent hielten die Einarbeitung eines Stellennachfolgers für sinnvoll. Jedoch muss man sich zeitgerecht um einen Nachfolger kümmern und eine zielgerichtete Kommunikations- und Erfahrungsaustauschkultur im Unternehmen fördern und etablieren. Diese strategische Aufgabe muss im Fokus von Führungskräften sein, um ein böses Erwachen zu verhindern.

Wenn Prozesse der Blutkreislauf eines Unternehmens sind, dann ist Wissen der Sauerstoff, der die Organisation antreibt. (Autor unbekannt)

Wissen als existenzielles Unternehmensgut

Wissen ist für viele Unternehmen in Deutschland ein existenzielles Gut. In einem Hochtechnologieland und in einer Wissensgesellschaft avanciert es zur wichtigsten Ressource. So wird Wissen zu einer strategischen Ressource in Produkten und Dienstleistungen. Das Wissen als ein entscheidender Wettbewerbsfaktor wird vernetzt, dezentral und interdisziplinär verankert sein. Nur wer Wissen effektiv nutzt, wird im Wettbewerb bestehen. Daraus folgt, dass dieses Wissen für den Unternehmenserfolg systematisch erfasst, gesichert, verteilt und genutzt werden muss. Erst dann kann daraus neues Wissen und damit neuer Nutzen generiert werden.

Für mein kleines Beispiel heißt dies, dass die Erfahrungen und das Wissen systematisch abgelegt werden müssen und das Wissen bereits jetzt an Kollegen weitergegeben werden muss. Ganz nebenbei: Die Bekannte hat übrigens ihren Chef über ihre Absichten informiert und einen Nachfolger angefragt. Sie freut sich schon auf ihre Enkel!

Mehr zu diesem Thema finden Sie im Artikel: Damit Wissen und Erfahrung nicht in Rente gehen.

 

Danny Herzog-BrauneAutor des Beitrags ist Danny Herzog-Braune. Er ist Betriebswirt und Staatswissenschaflter und schreibt als Gastautor für den Arbeitgeberverband HessenChemie. Danny Herzog-Braune ist überzeugt, dass sich die Unternehmen strategisch auf den demografischen Wandel einstellen müssen.


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